PDCA: conheça o que esta sigla pode fazer pelo desempenho da sua empresa!

Já ouviu falar do ciclo "Plan-Do-Check-Act (PDCA)"? Pode ser a resposta para melhorar o desempenho da sua empresa! Célia Esteves, Diretora de Sistemas e Processos da Yunit, explica o conceito.

Quanto maior o desempenho, maior a capacidade de uma empresa em dar resposta às expectativas dos seus clientes e superar a concorrência. Ora, o desempenho de uma empresa é tanto maior quanto a sua capacidade de se organizar. E, quanto mais organizada ela estiver, mais consegue melhorar o seu desempenho. Parece uma referência circular, mas é o resultado do ciclo da melhoria contínua: PDCA - Plan-Do-Check-Act. Esta é uma metodologia usada para a melhoria contínua dos processos e para a resolução de problemas.

Melhoria de desempenho: razões para recorrer a apoio especializado

Apesar de qualquer empresa poder usar metodologias de melhoria do desempenho há diversas razões para recorrer a apoio especializado. De facto, um Consultor:

• Olha a empresa de forma independente de quem trabalha nela todos os dias, podendo identificar problemas e causas não reconhecidos pelos trabalhadores;
• Apropria-se dos objetivos estratégicos da organização para a realização de todas as ações, fazendo com que estes sejam reconhecidos e interiorizados por todas as pessoas;
• Fica equidistante quer dos diversos departamentos quer de quem implementa os processos;
• Tem de identificar indicadores passíveis de serem melhorados pois é assim que o seu desempenho é avaliado e o seu negócio pode crescer;
• Adapta metodologias à realidade da empresa, tendo em consideração o nível de desempenho encontrado e os recursos humanos e técnicos disponíveis.

As conclusões do Barómetro Heróis PME 2022

No Barómetro Heróis PME 2022, realizado e publicado recentemente, as respostas indicam que as PME reconhecem estes benefícios de se ter a melhoria do desempenho sob a responsabilidade de apoio especializado externo à organização. 90% das empresas respondentes consideram que os serviços de consultoria especializados podem levar ao aumento da sua performance e/ou promover o aproveitamento de novas oportunidades de negócio desconhecidas.

Mas onde é que as empresas consideram existir mais margem de melhoria do seu desempenho? 20% das empresas alvo do estudo consideram que o aumento de performance pode ser principalmente conseguido pela organização e melhoria dos procedimentos atuais, contribuindo significativamente para que a resposta ao mercado seja mais efetiva.

Os alvos de melhoria seguintes são a eficiência produtiva, com 18% das respostas, e o desenvolvimento de novos produtos e/ou processos, com 16%. 

Estas respostas tornam imperativo relembrarmos o EIS. O European Innovation Scoreboard (EIS), publicado anualmente, fornece uma avaliação comparativa do desempenho dos Estados-Membros da UE e de alguns países terceiros relevantes, em matéria de investigação e de inovação. Apresenta também os pontos fortes e fracos dos respetivos sistemas de investigação e de inovação, permitindo aos países determinarem os domínios em que devem concentrar os seus esforços para melhorarem o seu desempenho em termos de inovação.

Da análise da última edição, no que diz respeito à proporção de PME com capacidade para introduzir inovação de produto e de processo no mercado, Portugal apresentava indicadores muito abaixo da média, principalmente naquele que mede as empresas que introduzem inovação de processo. O impacto deste ponto fraco é mais profundo, já que empresas com processos pouco eficientes serão, consequentemente, pouco produtivas. Aliás, todos estes indicadores com classificação menos positiva no EIS contribuem negativamente para a produtividade da economia portuguesa.

Verifica-se assim que o Barómetro Heróis PME é corroborado pelo resultado deste estudo internacional. 

• Faça download do Barómetro Heróis PME 2022

Mas como ajudar as empresas a melhorar o seu desempenho? 

A melhoria contínua pretende melhorar cada processo através da realização das atividades que agregam mais valor para o cliente, removendo o maior número possível de atividades que geram desperdício. O desperdício pode existir devido a aspetos como transporte, inventário, movimentação, espera, produção exagerada, processamento exagerado, defeitos, inconsistência do processo e sobrecarga.

Assim, deve começar-se por analisar o que está a ser feito e como. Esta é a base de referência para se aplicar a metodologia PDCA, realizando as fases:

• Plan / Planear - estabelecer os objetivos e processos necessários para obter os resultados pretendidos. Deve começar-se em pequena escala, para que se possam testar os efeitos da abordagem;
• Do / Fazer - Executar o que foi definido;
• Check / Verificar - Depois de completar os objetivos, verificar o que se atingiu e comparar com o que era esperado. Documentar com a maior quantidade de informação possível;
• Act / Atuar - Identificar o que pode ser melhorado no processo, para alcançar resultados melhores da próxima vez.

Se a análise mostra que houve melhorias por comparação com a base de referência, o padrão é atualizado. Na interação seguinte pretende-se um desempenho ainda melhor. Caso não tenha havido melhoria, o padrão permanece o mesmo que o da base de referência.

Depois, é só continuar a repetir para cada atividade de cada processo, em contínuo, para melhorar continuamente o desempenho.

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Célia Esteves | Diretora de Sistemas e Processos