Gestão de Processos: Relevância para a competitividade das empresas

Quando a realidade coloca as empresas perante a necessidade da Gestão da Mudança e da Continuidade do negócio será que um Gestor consegue iniciar esse pensamento sem estruturar a sua empresa por processos? Fica o desafio. 

Falar em Gestão de Processos não é algo novo, aliás, onde há uma empresa há gestão de processos. É um pouco a lógica de Descartes: penso, logo existo. Então porque se tornou tão importante Gerir Processos nos dias de hoje? A definição básica e simplista de um processo é a conversão de uma entrada em saída através de um conjunto de atividades relacionadas entre si:  Entrada > Atividades > Saída Devemos, por conseguinte, saber o que temos à entrada e o que pretendemos como saída, passando pela descrição de todas as atividades que permitem essa transformação. Temos assim de responder às questões: Quem? Como? Quando? Isto é: que pessoas, que equipamentos, que dados, que informação, que conhecimento, que recursos financeiros são necessários para a realização das sucessivas atividades.   Mesmo sem os seus gestores se aperceberem, a organização das empresas já se faz recorrendo a um conjunto de processos inter-relacionados e/ou interdependentes, muitas vezes suportados em aplicações informáticas específicas, mas nem sempre realizados da forma mais eficiente. Isto acontece porque estes não foram definidos tendo em consideração todas as atividades relacionadas, nem as ligações a outros processos, nem as melhores práticas das equipas, para permitirem a sua otimização e melhoria contínua.  O simples facto de existirem atividades abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidades, para obter vantagens, ou representam ameaças ao sucesso. A gestão de processos está assim diretamente associada à gestão do risco da empresa, contribuindo para uma tomada de decisão mais fundamentada, devido ao conhecimento gerado, operacionalizado através do estabelecimento de prioridades sobre as oportunidades e ameaças que se devem tratar. Mas nem todos os processos representam o mesmo nível de risco quanto ao contributo para a capacidade da empresa atingir os seus objetivos. Alguns processos necessitam de planeamento rigoroso, com critérios e métodos bastante detalhados e controlo em todas as etapas, porque as consequências dos problemas que lhe estão associados podem ser desastrosas. Para outros processos, com impacto menor, pode ser suficiente um planeamento e controlo mais informal. No entanto, em todos eles é essencial monitorizar, de preferência de forma digitalizada. Todo o contexto da empresa, seja ele interno ou externo, tem influência nos processos, sendo essencial a sua monitorização e controlo, assim como dos seus riscos e oportunidades, para agilizar a resposta da empresa perante as alterações. E com a incerteza dos tempos futuros este conhecimento é vital para a antecipação e rápida adaptação às necessidades e/ou constrangimentos que possam surgir.   É claro que, quanto maior a “digitalização” dos registos associados aos processos mais rápido e eficaz será o tratamento e análise dos dados. Além da recolha poder acontecer em tempo real, o seu tratamento pode ser automático, conduzindo a uma apresentação num formato que facilite a avaliação, seja num indicador, tabela, gráfico ou relatório.  Será que ainda restam dúvidas sobre a importância de Gerir processos? Quando a realidade atual coloca as empresas perante a necessidade urgente da Gestão da Mudança e da Continuidade do negócio será que um Gestor consegue iniciar esse pensamento sem estruturar a sua empresa por processos?  Fica o desafio.  Célia Esteves Diretora de Sistemas e Processos, Yunit Consulting A YUNIT ACOMPANHA-O DURANTE TODO O PROCESSO Para mais informações agende uma reunião com os nossos especialistas através do número: 21 330 72 02, ou envie as suas questões para o e-mail: contacto@yunit.pt